Huptpflichten und Zuständigkeiten/Schwerpunktbereiche: 

Verantwortung für alle administrativen Aufgaben in der jeweils zugeordneten Abteilung. 

Weitere Aufgaben lauten wie folgt: 

• Umsetzung der Anweisungen des direkten Vorgesetzten 
• Direkter und regelmäßiger Kontakt zum Helpdesk 
• Archivierung von Dokumenten - Digital und Analog 
• Weiterleitung von unverzüglichen Daten in das interne System 
• Verteilung von Arbeitsaufträgen gemäß den Vorgaben des zuständigen Vorarbeiters 
• Terminkoordination 
• Work Order Management 
• Folgeaufträge in Maximo erstellen und an die zuständige Person weiterleiten 
• Allgemeine Office Tätigkeiten 
• Am Standort Ansprechpartner für die Sicherheitsüberprüfung und Wahrnehmung aller relevanten Termine mit externen Stellen innerhalb der  Kaserne 
• Dokumentenmanagement 
• Verwaltung der zentralen E-Mail Inbox 
• Sicherstellung der Einhaltung aller vereinbarten Fristen   
• Sicherstellen, dass alle internen Prozesse eingehalten werden  
• Sicherstellung, dass alle Arbeiten den Standards, Richtlinien, Verfahren und Erwartungen von Mitie und dem Kunden entsprechen  
• Enge Zusammenarbeit mit der Abteilung QHSE, um ein sicheres Arbeitsumfeld für Mitarbeiter und Lieferanten zu gewährleisten   
• Förderung und Umsetzung von Best Practices   

Und natürlich alle anderen Aufgaben, die Ihnen von Ihrem direkten Vorgesetzten übertragen werden und die Ihren Fähigkeiten und Kapazitäten entsprechen. 

Education / Qualifications / Training

• GSCE Levels or Equivalent  
• Haupt- or Realschulabschluss 
• Kfm. Ausbildung (Desirable)

Knowledge & Experience

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office  
• Fachwissen und Berufliche Kompetenz 
• Eigeninitiative, Gewissenhaftigkeit und selbständige Arbeitsweise 

Skills & Abilities

• Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Englisch und Deutsch 
• Akribische Aufmerksamkeit für Details.  
• Gute Kommunikationsfähigkeiten und Teamfähigkeit. 
• Organisationstalent 
• Multi-Tasking 

Personal Qualities#

• Enthusiastisch und flexibel  
• Initiativfreudiges Teammitglied mit der Fähigkeit mit minimaler Aufsicht zu arbeiten. 
• Fähigkeit unter Druck zu arbeiten und Fristen einzuhalten. 
• Hohe Kundenorientierung und dienstleistungsorientierter Arbeitsstil 

Objective Requirements

• Das Recht in Deutschland zu arbeiten 
• MOD – Sicherheitsfreigabe (Polizeiliches Führungszeugnis ohne Einträge)